das notwendige Check-In / Check-Out ist schwierig anders zu machen, aber bei "paar GB" macht ihr eventuell was prinzipielles falsch.
Wenn die Dateien so groß werden, dann ist entweder das Grundmaterial, Graphiken - Fotos - Videos, nicht auf Bildschirmgröße gebracht (VOR Import), oder ihr arbeitet in einer PowerPoint/Keynote gemischten Umgebung? Mit der PPT Kompatibilität werden die Dateien halt irre groß.