Logo nachbauen, einen RGB-Wert-finden, der ungefähr die alte HKS-Druckfarbe trifft, Text in Pfade umwandeln, Logo als PDF exportieren. Wichtig dabei ist, dass so lange wie möglich in einem RGB-Farbraum geblieben wird, am Besten das weit verbreitete sRGB. Das Logo-PDF sollte keine Transparenzen enthalten, daran verschlucken sich viele Word-Versionen und ersetzen das PDF intern durch ein niedrig aufgelöstes Pixel-Bild (sicherheitshalber als PDF 1.3 speichern). PDF in die Word-datei an der richtigen Position einsetzen, Schriftfarbe angleichen.

Und das war auch schon alles was du kontrollieren kannst.

Ein PDF aus Word wird in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle mit "speichern als.." mit den Office-eigenen PDF-Libraries geschrieben. Manche Leute benutzen auch (auf dem Mac) die "Drucken als PDF"-Funktion, dann wird die PDF-Library vom MacOS benutzt. Ganz wenige Leute haben AcrobatPro/DC installiert und können sich eigene PDF-Presets anlegen. Aber auf all das hast Du keinen Einfluss. Genausowenig wie darauf ob ein Druckertreiber vom Endbenutzer die RGB-Farb-Info korrekt in 4 oder 6 oder auch 8 Druck-Farben übersetzt. Oder wie sein oder ihr Bildschirm eingestellt ist. Und worauf man keinen Einfluss hat darüber sollte man sich keine Sorgen machen.

Du musst nur klar kommunizieren: das und das geht bis hier hin, danach gibt es keine Kontrolle über das Ergebnis mehr.