das hängt immer am Ende von den definierten Anforderungen ab. Vorher wird dir keiner eine verbindliche Aussage machen können. Wenn da so ein mm Pedant sitzt, kann das sehr aufwändig werden. Am Ende kotzt du wegen des steigenden Preises oder der Entwickler wegen der nicht vereinbarten und unbezahlten Mehrarbeit. Am Ende schlagen sich alle die Köpfe ein. Willkommen in der Welt der Softwareentwicklung (siehe accenture und Hertz....)
Das Versenden am Ende ist kein Problem. Das Erzeugen eines PDFs aus Formulardaten auch nicht. Im Prinzip. Wichtig sind hier die "Kleinigkeiten".