Baue das HTML-Gerüst aber nicht selber, das ist bei Mails tricky, da die Mailprogramme HTML und CSS alle etwas anders interpretieren. Es gibt zum Konstruieren extra Programme bzw. aus Online-Service.

Das PDF muss dann auf einem öffentlich zugänglichen Server liegen. Das Wichtigste an der ganzen Sache ist, dass du das ausführlich testest und wenn irgendmöglich mache da einen Bogen drum oder lass es dir zumindest sehr gut bezahlen.