Ich hatte vor meinem Wechsel in eine größere Kanzlei eine sehr gut funktionierende IT-Umgebung im Aufbau, deren Herzstück DEVONthink …

… Professional Office war.

Hardware wie folgt: Mac mini mit macOS Server daran angeschlossen die Drucker, ein externer CCC-Klon, um notfalls den Server vom Klon starten zu können, und ein RAID für die Daten und ein inkremenetelles Backup für die Daten. Zusätzlich gab es noch ein Remote-Datenbackup zu einem externen Dienstleister.

Fast alle Mitarbeiter und vor allem das Sekretariat arbeitete mit Macs. Alle Dokumente wurden im Sekretariat mittels Snapscan-Scanner und DTPO digital mit Texterkennung als PDF erfasst und auf dem Fileserver gespeichert. Heute würde ich die Dateien mglw. in der DTPO-Datenbank erfassen. Die Datenbankstruktur entsprach einer klassischen Mandantenaktenstruktur. Aktenzeichen und Kollisionprüfung lief über DTPO-Skripte.

Adressverwaltung und Kalender liefen über die betreffenden macOS-Server-Dienste.

Die Rechnungsstellung lief über Grand Total und war – allerdings erst ansatzweise – mittels Skripten in DTPO eingebunden. Die Buchhaltung lief auf Monkeybilanz. Die Abstimmung/Entscheidung zwischen Grand Total und Monkeybilanz war noch sehr beta.

VPN über den macOS Server lief tadellos.

Wer wollte, hatte mit Mailtags und Mail-Act-On weitere sehr nützliche Helferlein an Bord.

Wartungsaufwand des Ganzen einschließlich Updates, Einbindung neuer Hardware, gelegentlicher Notfallübungen usw. usf. bei vier bis fünf Anwälten etwa zwei Stunden monatlich.
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