Lies Dich da mal ein wenig ein.
Sofern euer Verein eine Homepage hat, könnte es sein, dass der Hoster eine fertige Installation anbietet.
Ansonsten könnt ihr, je nachdem, was in diesem Hostingangebot vorhanden ist, auch recht einfach eine Nextcloud selbst installieren – alles keine Raketenwissenschaft.
Sonst gäbe es auch noch die Möglichkeit, einen speziellen Hostingdienst zu buchen. Suche dafür mal nach "Nextcloud Hosting". Das wäre die einfachste Möglichkeit.
Auf den jeweiligen Rechnern/Devices müsst ihr dann nur noch einen Client installieren und alles wird gut.

Um alle Daten unter eigener Kontrolle zu haben, müsst ihr ein wenig mehr Aufwand betreiben, aber auch das ist machbar. Ein RaspberryPi reicht dafür vollkommen aus.

Bzgl. Backup: Wenn bspw. Du als Admin alle Daten der Nextcloud auf dem Rechner synchronisierst, hast Du über TimeMachine natürlich auch ein brauchbares Backup.