Achtung, zum Thema Datenschutz gilt immer der Grundsatz: möglicher Zugriff auf Daten ist gleich der physikalischen Kopie. Wenn also Dateien unter Datenschutz (NICHT Datensicherheit) fallen, dann ist die Dropbox in aller Regel raus und man muss über eine Eigenserver+VPN Lösung nachdenken.

Frage 1: gibt es in dem Projekt schützenswerte Daten, die zum Beispiel wegen einer Vereinbarung mit dem Kunden auf keinen Fall das Land verlassen dürfen? Wenn nicht alle Daten international herum fliegen dürfen ist das ein KO Kriterium.
Frage 2: mit welchem Mindmap Tool wird derzeit gearbeitet und auf welchen Plattformen?

Für Mindmaps auf Windows lohnt der Blick zum "Original" von Mindjet. Wenn eine gemischte Organisation mit Mac und iOS Geräten vorhanden ist, dann ist iThoughts das MindMap Tool der Wahl (das auch super mit der Dropbox zusammenspielt).

Wenn Datenschutz (Data Protection) kein Thema ist, dann ist die Dropbox inzwischen ein sehr gutes Kollaborationstool geworden. Die Zusammenarbeit in verteilten Teams mit iThoughts und auch der letzten MS Office Suite ist sehr sehr gut. Wir haben zu Beispiel Office365 und iThought im permanenten Einsatz, was einfach genial ist, sowohl an den Bürorechnern, als auch in der Synchronisation mit iPhone&iPad Pro.