Frage zu Sonderzeichen in Textdateien...

Ich versuch es mal verständlich rüberzubringen, viell. weiss jemand was ich meine und hat eine Idee dazu.
Aus unserem MIS System (teilweise von der IT selbstgestrickt) wird aus etlichen Daten, wie Kundenname, Ware, etc... per Knopfdruck ein XML File generiert.
Klappt ja auch alles tadellos, NUR: gibt man im MIS System einen Umlaut ein, egal ob äöü, wird in die XML Datei nicht dieser Umlaut geschrieben sondern ein verkehrtes Fragezeichen.
Hat das mit der Codierung zu tun? Kann man sowas grundsätzlich (je nach System) verhindern, dass da Murx rauskommt?
mIr ist schon klar, dass jetzt niemand unser System kennt (ich auch nicht *g*), aber ist es in der heutigen Zeit wirklich nicht möglich sowas korrekt zu generieren?
Viell. hat da jemand Stichworte für mich um damit eine Lösung zu finden?!