Ich hab pro "Thema" Ordner erstellt und dort die ge-OCR-ten PDFs reingelegt (wenn dein Scanner das nicht schon macht, kann das Acrobat Pro für dich erledigen). Dateiname ist das Datum des Dokuments.

Wenn ich was suche, dann finde ich es mit Spotlight innert Kürze.

Alles andere generiert nur Aufwand, der sich für die meisten Leute nicht ausbezahlt macht.